چالش های دفاتر اسناد رسمی از مسائل اقتصادی و معیشتی تا مشکلات قانونی

یادداشتی به مناسبت ششم دی؛ روز دفاتر اسناد رسمی:
محمد شاکر اردکانی/سردفتر اسناد رسمی
ششم دی‌ماه، روز دفاتر اسناد رسمی، یادآور نقش محوری این نهاد در حفظ امنیت حقوقی معاملات، کاهش دعاوی قضایی و تثبیت مالکیت‌ها در جامعه است. دفاتر اسناد رسمی، به عنوان بخشی از نظام ثبتی کشور و بر پایه قوانین ثبت اسناد و املاک و قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴، مسئولیت تنظیم اسناد رسمی را بر عهده دارند که اعتبار آن‌ها بر اساس ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی تضمین شده است. با این حال، در سال‌های اخیر، این دفاتر با چالش‌های متعددی روبه‌رو بوده‌اند که از مسائل اقتصادی و معیشتی تا مشکلات قانونی، فنی و اداری را شامل می‌شود. این چالش‌ها، که اغلب از سوی کانون سردفتران و دفتریاران مطرح شده، نه تنها عملکرد دفاتر را تحت تأثیر قرار داده، بلکه می‌تواند به کاهش اعتماد عمومی و افزایش کلاهبرداری‌ها و دعاوی ناشی از اسناد غیررسمی منجر شود. در ادامه، به بررسی جامع این مشکلات می‌پردازیم تا ضرورت اصلاحات ساختاری روشن ش1ود.
یکی از برجسته‌ترین چالش‌ها، بحران معیشتی و ضرردهی گسترده دفاتر است. گزارش‌ها نشان می‌دهد که بیش از ۶۰ درصد دفاتر اسناد رسمی در کشور زیان‌ده هستند، به نحوی که این وضعیت باعث استعفای تعدادی از سران دفاتر شده است. عدم تناسب تعرفه‌های حق‌التحریر با تورم فزاینده و ادامه‌دار بوده و هیچ فکری به حال تغییر آن نشده است. هزینه‌های عملیاتی مانند حقوق پرسنل، اجاره‌بها و تجهیزات روزبه‌روز افزایش می‌یابد، اما بازنگری تعرفه‌ها (بر اساس ماده ۵۴ قانون دفاتر اسناد رسمی) ناکافی بوده و پاسخگوی فشارهای اقتصادی نیست. کانون سردفتران بارها گلایه کرده که این وضعیت، صندوق بازنشستگی کانون را با ریسک ورشکستگی مواجه کرده و تأمین حقوق بازنشستگی و بیمه سردفتران را تهدید می‌کند. بسیاری از همکاران، به دلیل این فشارها، با مشکلات جدی در اداره دفاتر روبه‌رو هستند و حتی برخی دیگر به تعطیلی فکر می‌کنند؛ این در حالیست که مجلس با تغییراتی در قانون، انتفاع مالی دفاتر اسناد رسمی را به عنوان پاداش پایان خدمت از میان برداشت.
تعطیلی‌های اجباری نیز این بحران را تشدید کرده است. کمبود انرژی، آلودگی هوا و بحران‌های مشابه، دفاتر را بدون درآمد نگه می‌دارد، در حالی که هزینه‌های ثابت مانند حقوق پرسنل و اجاره پابرجاست. سازمان ثبت و کانون این تصمیمات را اعمال می‌کنند، اما بدون توجه به وضعیت استیجاری بسیاری از دفاتر، که سردفتران را در تنگنا قرار می‌دهد.
اجرای قانون تسهیل صدور مجوزهای کسب‌وکار، چالش دیگری ایجاد کرده است. افزایش بی‌رویه تعداد سردفتران – بدون ظرفیت‌سنجی دقیق بازار – رقابت ناعادلانه به وجود آورده و درآمد متوسط دفاتر را کاهش داده است؛ این در حالیست که قبول‌شدگان از طریق قانون تسهیل نیز دچار مشکلات شدید مالی جهت افتتاح دفتر می‌باشند و باید برای شغلی که دیگر هیچ امنیت درآمدی ندارد، هزینه‌های گزاف میلیاردی کنند. کانون سردفتران هشدار داده که این سیاست، بدون حمایت لازم، نظارت را دشوار کرده و می‌تواند به افزایش تخلفات منجر شود.

کاهش صلاحیت دفاتر نیز گلایه‌ای مداوم است. ایجاد نهادهای موازی همچون کارگزاری ثبتی، دفاتر خدمات قضایی، داوری و واگذاری تنظیم برخی اسناد مانند سند خودرو به نهادهای دیگر که هیچ صلاحیتی برای تنظیم اسناد در قانون برای آن‌ها پیش‌بینی نشده و اجرای قراردادهای یکسان که تنظیم اولیه را به مشاوران املاک سپرده و متاسفانه برخی از مسئولان آن را سند رسمی می‌نامند، نقش سنتی دفاتر را محدود کرده و با تعریف قانونی سند رسمی مغایرت دارد. این رویکرد، امنیت حقوقی معاملات را تهدید می‌کند و می‌تواند به افزایش کلاهبرداری‌ها، زمین‌خواری و دعاوی قضایی منجر شود، همان‌طور که کانون سردفتران بارها تأکید کرده است.
مشکلات فنی و زیرساختی نیز روزمره دفاتر را مختل کرده است. قطعی‌های مکرر در سامانه ثبت آنی، که نه تنها بهتر نشده بلکه روزبه‌روز افزایش می‌یابد، مراجعان را سرگردان می‌کند و دفاتر را از درآمد محروم می‌سازد و باعث بار روانی غیرقابل وصفی بر سران دفاتر و پرسنل آن شده است. این اختلالات، که گاهی تا چند روز ادامه دارد، ناشی از زیرساخت‌های ضعیف است و کانون سردفتران بارها از آن گلایه کرده، اما اصلاحات لازم صورت نگرفته است. علاوه بر این، ناهماهنگی بین دستگاه‌های مختلف مانند سازمان ثبت و نهادهای دولتی، دستورالعمل‌های متناقض صادر می‌کند که اجرای همزمان آن‌ها را غیرممکن می‌سازد.

فشارهای اداری و بروکراسی پیچیده نیز چالش بزرگی است. بخشنامه‌های متعدد سازمان ثبت، بار اداری را افزایش داده و سردفتران را با الزامات پیچیده روبه‌رو کرده است. این فشارها، که با مسئولیت سنگین همراه است، استرس شغلی را بالا برده و کیفیت خدمات را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
گزارش‌ها نشان می‌دهد که تخلفات اندک در برخی دفاتر – مانند سوءاستفاده مالی یا رفتارهای غیراخلاقی – تصویر کلی این نهاد را خدشه‌دار کرده و متاسفانه بعضی از مقامات مسئول و رسانه‌ها این تخلفات را به کل صنف تعمیم می‌دهند؛ این در حالیست که سالیانه متخلفین متعددی در دستگاه قضا و سازمان ثبت و حتی در بین مقامات دولتی و نمایندگان مجلس محاکمه می‌شوند ولی به چهره آن مشاغل خدشه‌ای وارد نمی‌شود، و کانون بارها تأکید کرده است که این موارد نباید به کل صنف تعمیم داده شود.
رسانه‌ها نیز در این دوره نقش منفی ایفا کرده‌اند. اتهام انحصارطلبی و تحمیل هزینه‌های اضافی، بدون فرصت پاسخگویی، اعتماد عمومی را کاهش داده است. این تصویرسازی منفی، که اغلب از سوی برخی نمایندگان مجلس یا مقامات تقویت می‌شود و اوج آن در بحث اسناد اتومبیل اتفاق افتاد و تمام رسانه‌ها در اتحادی نانوشته اجازه دفاع به کانون سردفتران را ندادند، شأن حرفه‌ای سردفتران را خدشه‌دار کرده و انگیزه خدمت را پایین آورده است.
اخیراً، تصمیم کمیسیون اصل ۹۰ مجلس برای سلب مالکیت سامانه کاتب از کانون سردفتران و واگذاری آن به سازمان ثبت، که با سرمایه خصوصی کانون و از محل ده درصد پرداختی سران دفاتر ساخته شده، نمونه‌ای از سیاست‌های متناقض است. این اقدام، که تعارض منافع ایجاد می‌کند و نوآوری بخش خصوصی را تهدید می‌نماید، گلایه‌های شدیدی برانگیخته و می‌تواند به تضعیف نظام ثبتی منجر شود؛ هر چند که این تصمیم بر خلاف قانون و حتی قواعد شرعی می‌باشد.
علاوه بر این، مشکلات ساختاری مانند کمبود نیروی متخصص در دفاتر، نقص در آموزش‌های به‌روز و سیستم مالیاتی نامتناسب با درآمد واقعی، چالش‌های دیگری هستند. جذب و نگهداری کارکنان مجرب در شرایط اقتصادی فعلی دشوار شده، و تغییرات مکرر نرم‌افزارها بدون آموزش کافی، اجرای مقررات را پیچیده کرده است. سردفتران اغلب در میان انتظارات مردم و محدودیت‌های قانونی قرار می‌گیرند، جایی که مراجعان خواستار اقداماتی خارج از اختیارات هستند، که به سوءتفاهم و کاهش اعتماد منجر می‌شود.
در نهایت، این چالش‌ها نشان‌دهنده نیاز به اصلاحات فوری و استفاده بهینه از پتانسیل بالای دفاتر اسناد رسمی است: بازنگری تعرفه‌ها متناسب با تورم ادامه‌دار، توقف جذب بی‌رویه، بهبود زیرساخت‌های فنی، کاهش بخشنامه‌های غیرضروری، و حمایت از معیشت و صندوق بازنشستگی کانون. حمایت قوه قضائیه و سازمان ثبت از سردفتران و همچنین، گفتگوی مستمر بین سازمان ثبت و کانون سردفتران و سیاست‌گذاران برای یکسان‌سازی دستورالعمل‌ها و مقابله با فشارهای رسانه‌ای ضروری است. روز دفاتر اسناد رسمی نباید تنها به گرامیداشت محدود شود؛ باید نقطه عطفی برای حمایت واقعی از این نهاد باشد تا امنیت حقوقی جامعه حفظ گردد.